Automatyczna generacja list obecności
Komplet dokumentów dla całego zakładu generowany jednym kliknięciem — spójnie, bez pominięć i ręcznego kopiowania stron.
Wyzwanie
Powtarzalna praca administracyjna zabierała wiele godzin każdego miesiąca.
Co miesiąc trzeba było ręcznie przygotować listę obecności dla każdego aktywnego pracownika — osobny dokument, kopiowany i uzupełniany za każdym razem od nowa. Przy większej liczbie zatrudnionych to praca zajmująca godziny, a każda literówka czy pominięty pracownik oznaczały poprawki na ostatnią chwilę.
Rozwiązanie
Jeden przycisk zamiast setek ręcznych operacji.
Zbudowaliśmy narzędzie w Google Apps Script, uruchamiane jednym przyciskiem z menu arkusza:
- Automatyczne tworzenie jednej strony A4 dla każdego aktywnego pracownika na podstawie szablonu „Lista obecności”
- Scalanie wszystkich stron w jeden, gotowy do druku plik PDF w ramach pojedynczego wykonania — bez zawodnych mechanizmów opartych na wyzwalaczach
- Wspólny dysk Google jako stały folder docelowy dla wygenerowanych plików, z uprawnieniami nadanymi raz, dla każdego uprawnionego użytkownika
- Dynamiczny nagłówek strony, dopasowany do działu i źródła zatrudnienia pracownika, zamiast sztywno wpisanej nazwy
Rezultat
128 gotowych stron powstaje w jednym, powtarzalnym procesie.
Przygotowanie kompletu list obecności na cały zakład skróciło się z długiej, ręcznej pracy do jednego kliknięcia. Dokumenty generują się spójnie, bez błędów kopiowania, a dostęp do plików mają wszystkie uprawnione osoby — nie tylko ta, która obsługuje arkusz.
